今日からできる、ミーティングを効率的に進めるたった一つのツールとは

皆様こんにちは

段々株取引がサイドメニュー化してきました。この状態は11月まで続く見込みです。

さて、企業戦士であるビジネスマンの皆様も、予備軍である学生の皆様もミーティングやグループワークは、必要不可欠なコミュニケーションツールかと思います。

議事進行役がいて、書記(議事録作成者)がいて、発言者が居て。。。

で、しっかり役割を決め議論を進めてはいるが、発言が一部の出席者に偏る、議論が冗長になり結論がでない、と。あるあるかと思います。

今回はミーティングを効率的かつ最大化させる簡単な方法をご紹介したいと思います(偉そう)。

若手/中堅社員や学生に向けた内容を意識して書きました。昇進街道爆進中バリバリのスーパーエリートハイパーウルトラビジネスマンには物足りない内容かと思いますが、生暖かい目でご覧いただけますと幸いです。

ミーティングを効率的に進めるたった一つのツールとはこれです。

はい、美人さんを用意することでですね。会議という殺伐とした空間に咲く一輪の可憐な花、つまり、目線が女性に集中することでいえ違います。ホワイトボードです。

1つのツールって言ったけど、ペンとイレイザーも必要じゃないか！このすっとこどっこいの嘘つき！、と言われると困りますが、

・ホワイトボード

・ファシリテートする人間(いれば尚良い)

この１ツール１パーソンがいればミーティングを効率化させることが可能です。どんな会社でもホワイトボード1つぐらいあると思います。アナログな道具、だと思わず活用すべき素晴らしいツールだと思います。

なぜ〇〇なのか？

 なぜホワイトボードなのか。単純に、メリット盛りだくさんだからです。 

・論点を常に明確にできる

 Aというトピックについて話し合いましょう、はい議論スタート！という進め方では、出席者は思い思いの意見を言い合います。議論が冗長になると、次第にAというトピックから話がそれていき、Bの話になり、Cに、、、最終的になんとかAに話を戻し、時間が無い！当たり障りのない解決策に軟着陸、なんて事は往々にしてあります。

特に、立場のある人間の発言なんか、それ言いたいだけやろ、と結構的外れな意見が事が多く、関係なくても聞かなくてはなりません。正直時間の無駄です。

しかし、本質として誰が悪いとかではなく、老若男女、十人十色の考え方がある以上、話の本筋からブレたり脱線していくことは当然だと思います。

だからこそ、ホワイトボードを用意し、見える位置にトピックを明示して議論を進める事で、論点を常に明確にすることができます。

・出席者の発言を可視化できる。

ホワイトボードに出席者の発言を書き留める事で、論点に対し、どのような意見が挙げられたのか、逆にどんな事がまだ上がっていないのかを出席者全員が把握することができます。

この全員が把握/理解する事が重要です。仕事のできる頭の良い方は全ての意見を思考のフィルターを通して、論点に対して、関連性のある案だけを取捨選択できるかもしれません。会議とはそういった【できる】人間に頼りがちになることがあります。なぜわざわざ皆で集まって話し合いをするのか、その意味を考える必要があります。

・議論をコントロールしやすくなる。

ここで必要なのはペンを握るファシリテーターの存在です。

ファシリテーターとは

ファシリテーターは議事進行やセッティングなどを担当するが、会議中に自分の意見を述べたり自ら意思決定をすることはない。これにより、利害から離れた客観的な立場から適切なサポートを行い、集団のメンバーに主体性を持たせることができるとされる。「調整役」「促進者」などと訳される。 

出典：ファシリテーター(ふぁしりてーたー)とは - コトバンク

ぜひ、皆様が、ホワイトボードの前に陣取るファシリテーターになる事をお勧めします。司令塔のようにミーティングをコントロールする事ができ、効率化させる、そんな貴方のファシリテート力をみて上司は感心する、評価を上げるチャンスです。

個人的な意見ですが、仕事ができる人は気が付けばホワイトボードに向かい、ペンを握っている。そしてファシリテートが上手い、そんな気がします。

・挙がったコメントをグルーピングする。

トピックを明示しただけでは不十分です。なぜなら、発言者のコメントをホワイトボードに書き残していくだけでは、雑多なものになってしまうからです。

洗濯物を畳んだ後、パンツ、靴下、アウター、ズボンと用途毎に収納する事と同じように、情報も棚卸が必要です。発言の重要性や関連性を見極めて仕分けすることで、より効率的になります。

グルーピングするコツとして、フレームワークを利用する事をお勧めします。またファシリテーターはフレームワークが使えるトピックで有れば、誘導するように意識を向ける事も必要です。

フレームワークとは

フレームワークとは、汎用的に用いられるMECEの切り口。3Cや4P、ビジネス・システムなどがある。

フレームワークを理解し、考えるチェックリストとして利用できれば、大きな視点を見失わず、見落としを防ぎながら、効率よく分析や解決策の立案を行える。また、有名なフレームワークを使えば、コミュニケーションの際にも説明が省けるというメリットがある。

出典：フレームワークとは・意味｜MBAのグロービス経営大学院

グループやカテゴリを意識し、ホワイトボードに書き込んでいくと、どこに問題があるのか、またどの部分にまだ意識が向いていないのかがはっきり見えてきます。これは口頭だけで意見を出し合うだけではまず、見えてきません。全員が同じ絵を見て議論する、ホワイトボードを使うとそれが可能です。

例えば、自部署内の残業を減らすためにはどのような対策があるか？というトピックについてホワイトボードを使って議論するとします。

まずトピックは自部署内の残業を減らすためにはどのような対策があるか？であり、この話からブレない事を各々に意識させます。

今回は【時間】＋フレームワークの【ヒト】、【モノ】、【カネ】を合わせた4つをポイントを軸にグルーピングを行いました。さらに他部署横断的に掘り下げるのであればバリューチェーンを使って、どの工程毎に残業時間を増大させる要因があるのか、というように論じても良いかもしれません。

トピックとグルーピングを用いた例

グルーピングしたことで、各ポイントどのような意見が上がっているのか分かり易くなっていると思います。

・もし、論点とずれた案があったらどうすればいいか。

明示しても、論点がズレている、好き勝手言う人がやはりいます。そういった方の意見は一旦は受け留めて、【なるほど！確かに、その意見も一理ありますね！】と言ってホワイトボードの端に書き残しきましょう。

端に書かれる、ということは貴方の意見は論点とずれていますよ、ということがわかります(別の論点に置き換えれば正しい事を言っているかもしれませんが)。もし議論の軌道修正が必要になった場合、その意見が盛り込まれる可能性もある為、一旦は置いといて、というスタンスで残しておきます。視覚的に共有する事で、論点は何なのか？発言者だけでなく、出席者が意識するようになっていきます。

・ファシリテーターが、出席者へ意見を求める事ができる

 ホワイトボードに書かれた情報に全員が目を通しながら、見落としていない点が無いか、また隠されたアイディアがないか、ファシリテーターが出席者へ発言を促すこともできます。するとどうなるかというと、出席者は発言を促される＝集中してミーティングに参加しなくては、という意識、緊張感が生まれます。程よい緊張感は発言の質を高めます。ミーティングには大抵【早くミーティング終わんないかな】と適当に聞いている人間はいます。ホワイトボードがあれば、そういった人にも積極的に議論の輪の中に入ってもらうように働きかける事ができます。

また、普段発言力がある人間だけでなく、発言を固辞している人にも【おっ】と思わせる意見を持っている可能性もあります。三人寄れば文殊の知恵との諺の通り、知識を結集する事で、より良い案も生まれる事もあるからです。

・打ち合わせ結果を即座に振り返ることができる。

 ミーティング中、議事録を作成すると思いますが、文字起こしやボイスレコーダーで記録する場合が多いと思います。議事録は後々振り返ったり、参加していなかったメンバーへ共有する際に便利ですが、

・ありのままに書き記すだけではミーティングの要点は見えてこない

・共有する際にスピード感に欠けてしまう

というデメリットがあります。ホワイトボードで議論をすれば、ミーティング後にホワイトボードをキャプチャすることで、すぐに共有する事ができます。なぜならホワイトボードに記載されていることが重要な情報の集合体だからです。

誰が、何の話をしたのか、時系列で振り返りたい。体裁を整えて関連部署へ配信する必要があるのであれば議事録が必要になりますが、作成する労力や要する時間を考えるのであればスマホでホワイトボードの写真を撮り共有する事で、効率化が図れます。

ファシリテーターになる人は事前準備が必要で有ったり、扱うトピックのポイントを理解する必要がありますし、その論点の前提条件や背景も当然想像を膨らませる必要があります。

同時に発言者各々の前提や背景等察する共感能力も必要ですが、最初は難しく考えず、書記だと思って、兎に角ホワイトボードの前に立ってペンをキープする事から始めるの事がファシリテーターの第一歩だと思います。

さいごに

 会議とはコンセンサスを得るだけでは無く、出席者全員が同じトピックに向かって、情報を纏める事ができる有益な場だと思います。是非ホワイトボードを使って、効率的かつ、有意義なミーティングにして頂けたらと思います。